Administrative Office Manager

Workplace: Affordable Housing Project Management Office, TARA Specialists, Dieppe, NB
Reporting to: CEO
Position Type: Full-time
Start Date: To be determined

Position Summary:
The Administrative Office Manager ensures the smooth operation of the affordable housing project management office. They handle daily administrative tasks, support project teams, coordinate meeting logistics and communications, and ensure compliance with administrative and financial records.

Key Responsibilities:
Manage the office's daily administrative operations (correspondence, filing, supplies).
Coordinate the project team's schedules, meetings, calls, and travel arrangements.
Prepare, verify, and file contractual and financial documents.
Monitor budgets, purchase orders, and invoices in collaboration with the accounting department.
Serve as a liaison between internal teams, external partners, and funding agencies.
Maintain up-to-date databases, project files, and compliance records.
Assist in drafting reports, official letters, and presentations.
Support the hiring and onboarding process for project staff as needed.
Adhere to policies on confidentiality, archiving, and data security.
Qualifications and Required Skills:
Degree in administration, management, or a related field.
Minimum of 3 years' experience in an administrative role, ideally in the construction, real estate, or community development sector (asset).
Excellent organizational skills and strong administrative accuracy.
Proficiency with office tools (Microsoft Office, Google Workspace).
Ability to manage multiple priorities and meet deadlines.
Strong oral and written communication skills (English required; French an asset).
Discretion, professionalism, and a team-oriented mindset.


Responsable Administratif / Office Manager

Lieu de travail : Bureau de gestion de projets – Logements abordables, Spécialistes TARA, Dieppe, NB
Supérieur hiérarchique : Directeur général
Type de poste : Temps plein
Date d'entrée en fonction : À déterminer



Résumé du poste :

Le ou la Responsable Administratif(ve) assure le bon fonctionnement du bureau de gestion des projets de logements abordables. Il/elle gère les tâches administratives quotidiennes, soutient les équipes de projet, coordonne la logistique des réunions et des communications, et veille à la conformité des dossiers administratifs et financiers.



Responsabilités principales :

Gérer les opérations administratives quotidiennes du bureau (correspondance, classement, fournitures).
Coordonner les horaires, réunions, appels et déplacements de l'équipe de projet.
Préparer, vérifier et classer les documents contractuels et financiers.
Suivre les budgets, les bons de commande et les factures en collaboration avec le service comptable.
Assurer la liaison entre les équipes internes, les partenaires externes et les organismes de financement.
Maintenir les bases de données, fichiers de projet et registres de conformité à jour.
Participer à la rédaction de rapports, lettres officielles et présentations.
Soutenir le processus d'embauche et d'intégration du personnel de projet au besoin.
Respecter les politiques de confidentialité, d'archivage et de sécurité des données.

Qualifications et compétences requises :

Diplôme en administration, gestion ou domaine connexe.
Minimum 3 ans d'expérience dans un rôle administratif, idéalement dans le secteur de la construction, de l'immobilier ou du développement communautaire (atout).
Excellentes compétences organisationnelles et grande rigueur administrative.
Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace).
Capacité à gérer plusieurs priorités et à respecter les échéances.
Bonnes compétences en communication orale et écrite (anglais obligatoire; français un atout).
Discrétion, professionnalisme et esprit d'équipe.


Industry
Business Consulting and Services
Employment Type
Full-time

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